Swissbit TSE Installation und Einrichtung am Kassensystem

Swissbit TSE Schritt für Schritt installieren und einrichten

Die Swissbit TSE zählt zu den am weitesten verbreiteten technischen Sicherheitseinrichtungen für Kassensysteme in Deutschland. Sie sorgt dafür, dass jede Transaktion manipulationssicher signiert und gespeichert wird. Seit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine zertifizierte TSE für elektronische Registrierkassen Pflicht.

Bei GEBONGT24 unterstützen wir Kassenbetreiber mit dem passenden Zubehör und der richtigen Information. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie die Swissbit TSE auswählen, installieren und in Betrieb nehmen. Zusätzlich gehen wir auf häufige Fehler, die Zertifikatslaufzeit und die Meldepflicht beim Finanzamt ein.

Was ist eine TSE und warum ist sie gesetzlich vorgeschrieben?

KassenSichV und die Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung

Eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein Sicherheitsmodul, das jede Transaktion an einer elektronischen Kasse digital signiert. Damit wird sichergestellt, dass Buchungen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können. Die rechtliche Grundlage bildet die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Verbindung mit §146a der Abgabenordnung (AO).

Die TSE besteht aus drei Komponenten. Ein Sicherheitsmodul erzeugt für jeden Vorgang eine digitale Signatur. Ein Speichermedium sichert alle signierten Daten. Und eine einheitliche digitale Schnittstelle ermöglicht die Datenübertragung bei einer Kassennachschau.

Ohne funktionierende TSE drohen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro pro Verstoß. Prüfer des Finanzamts dürfen seit 2018 unangemeldet eine Kassennachschau durchführen. Fehlt die TSE-Signatur auf dem Bon, kann das zur Verwerfung der gesamten Buchführung und zu Umsatzhinzuschätzungen führen.

Welche Kassensysteme benötigen eine TSE?

Die TSE-Pflicht gilt für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die bare Zahlungsvorgänge ermöglichen. Dazu gehören elektronische Registrierkassen, computergestützte POS-Systeme, Kassensoftware und ERP-Systeme mit Kassenfunktion. Auch Taxameter und Wegstreckenzähler fallen unter die Regelung.

Betroffen sind sämtliche Branchen mit Barumsatz. Einzelhandel, Gastronomie, Friseure, Bäckereien, Apotheken und Hotels müssen gleichermaßen eine TSE in ihrem Kassensystem einsetzen.

Eine Ausnahme besteht für die offene Ladenkasse. Wer ausschließlich eine einfache Geldkassette ohne Elektronik nutzt, benötigt keine TSE. Allerdings gelten dann strenge Dokumentationspflichten mit täglichem Kassenzählen und handschriftlichem Kassenbuch.

Welche Swissbit TSE Varianten gibt es?

Swissbit TSE als USB-Stick

Die USB-Variante der Swissbit TSE ist die verbreitetste Lösung für stationäre Kassensysteme. Der kompakte Stick wird in einen freien USB-Port eingesteckt und vom System als Laufwerk erkannt. Für Betriebe mit mehreren Kassen gibt es die LAN-Lösung, bei der ein USB-Stick über einen LAN-Connector mit bis zu fünf Kassensystemen gleichzeitig verbunden wird.

Die USB-Variante eignet sich besonders für Windows-basierte POS-Systeme und stationäre Registrierkassen. Da kein zusätzlicher Kartenslot benötigt wird, ist sie mit nahezu jedem Kassensystem kompatibel.

Swissbit TSE als microSD und SD-Karte

Für mobile Geräte und Android-basierte Kassensysteme bietet Swissbit die TSE als microSD-Karte an. Sie wird direkt in den Kartenslot des Geräts eingesetzt. Die SD-Variante kommt bei Geräten mit entsprechendem Slot zum Einsatz, etwa bei bestimmten Kassendruckern oder Terminals.

Beide Kartenformate bieten identische Funktionalität wie die USB-Variante. Der Vorteil liegt im platzsparenden Formfaktor, der keine externen Anschlüsse belegt.

Technische Daten im Vergleich

Die 384-Bit-Verschlüsselung übertrifft die Mindestanforderungen des BSI deutlich. Mit 20 Millionen möglichen Signaturen reicht die Kapazität auch für Betriebe mit hohem Transaktionsvolumen.

Voraussetzungen für die Swissbit TSE Installation

Kompatibilität mit Ihrem Kassensystem prüfen

Bevor Sie die Swissbit TSE installieren, sollten Sie die Kompatibilität mit Ihrer Kassensoftware sicherstellen. Die meisten gängigen Kassenlösungen wie JTL-POS, Blitz!Kasse, KORONA.pos oder WinOrder unterstützen die Swissbit TSE.

In der Regel finden Sie in den Einstellungen Ihrer Kassensoftware den Punkt „Fiskalisierung“ oder „TSE-Einrichtung“ mit der Option „Swissbit“.

Benötigte Software und Treiber

Die Swissbit TSE benötigt die WormAPI.dll als Schnittstelle zwischen Kassensoftware und Sicherheitsmodul. Diese Bibliothek ist Teil des Swissbit SDK, das nach dem Kauf über den Hersteller bereitgestellt wird.

Zusätzlich muss das Microsoft Visual C++ Redistributable Package auf dem System installiert sein, da die WormAPI.dll darauf aufbaut.

Unterstützt werden Windows 10, Windows 10 IoT, Windows Server 2016 und 2019, Linux, macOS sowie Android.

Swissbit TSE in wenigen Schritten installieren

Hardware anschließen und erkennen lassen

Stecken Sie den Swissbit TSE USB-Stick in einen freien USB-Port Ihres Kassensystems. Bei Android-Geräten benötigen Sie gegebenenfalls einen USB-OTG-Adapter.

Unter Windows erscheint die Swissbit TSE im Explorer als eigenes Laufwerk. Wird sie nicht automatisch erkannt, wechseln Sie den USB-Port und prüfen Sie die Treiber im Geräte-Manager.

TSE in der Kassensoftware aktivieren

Öffnen Sie die Einstellungen Ihrer Kassensoftware und navigieren Sie zum Bereich Fiskalisierung oder TSE. Wählen Sie als TSE-Typ „Swissbit“ aus.

Die Software erkennt das angeschlossene Modul und zeigt die Seriennummer an. Geben Sie anschließend den Credential-Seed ein, der standardmäßig „SwissbitSwissbit“ lautet.

Ersteinrichtung und Selbsttest durchführen

Nach der Erkennung startet die Kassensoftware das Setup der TSE. Dabei vergeben Sie PIN, PUK und registrieren Ihre Kassen-Client-ID.

Testen Sie abschließend die Installation mit einem Probeverkauf. Auf dem Beleg muss ein TSE-Signaturcode erscheinen.

PIN und PUK der Swissbit TSE richtig verwalten

PUK, Admin-PIN und Time-Admin-PIN vergeben

Bei der Ersteinrichtung der Swissbit TSE müssen Sie drei Zugangscodes festlegen. Die Admin-PIN ist 5-stellig und schützt den Administratorzugang für Konfigurationsänderungen. Die Time-Admin-PIN ist ebenfalls 5-stellig und dient der Zeitsynchronisation zwischen TSE und Kassensystem. Der PUK umfasst 6 Stellen und ermöglicht das Entsperren gesperrter PINs.

Alle drei Codes werden bei der Ersteinrichtung individuell vergeben. Es gibt keine voreingestellten Standard-PINs. Die Vergabe eigener Codes ist gesetzlich vorgeschrieben.

Sichere Aufbewahrung und Dokumentation

Dokumentieren Sie PUK, Admin-PIN und Time-Admin-PIN sorgfältig und bewahren Sie die Zugangsdaten an einem sicheren Ort auf. Nach fünf fehlerhaften PIN-Eingaben wird der jeweilige Benutzer gesperrt. Nur mit dem PUK kann die Sperre aufgehoben werden.

Geht der PUK verloren und die PIN ist gesperrt, ist die Swissbit TSE nicht mehr nutzbar. Die PINs und der PUK lassen sich nachträglich über die Kassensoftware oder die WormAPI ändern. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie den Verdacht haben, dass Unbefugte Zugriff auf die Codes erhalten haben.

Häufige Probleme bei der Swissbit TSE und passende Lösungen

TSE wird vom Kassensystem nicht erkannt

Wenn die Swissbit TSE nicht als Laufwerk im System erscheint, probieren Sie zunächst einen anderen USB-Port. Bei Windows-Systemen kann der Realtek USB 3.0 Card Reader Treiber Konflikte verursachen. In diesem Fall deinstallieren Sie den Treiber über den Geräte-Manager und bestätigen die Treiberentfernung. Starten Sie das System anschließend neu.

Prüfen Sie außerdem die Energiespareinstellungen Ihres Rechners. Der USB Selective Suspend kann dazu führen, dass die TSE nach längerer Inaktivität nicht mehr reagiert. Deaktivieren Sie diese Funktion in den erweiterten Energieoptionen von Windows.

DLL-Fehler und Zertifikatsprobleme beheben

Die Fehlermeldung "vcruntime140.dll nicht gefunden" weist auf ein fehlendes Visual C++ Redistributable Package hin. Laden Sie die aktuelle Version von der Microsoft-Website herunter und installieren Sie sowohl die x86- als auch die x64-Variante. Starten Sie anschließend Ihre Kassensoftware neu.

Erscheint die Meldung "WORM ERROR CERTIFICATE EXPIRED", ist das BSI-Zertifikat der Swissbit TSE abgelaufen. In diesem Fall muss eine neue TSE angeschafft werden, da sich das Zertifikat nicht verlängern lässt.

Firmware-Update durchführen

Die SDK-Version 5.8.1 enthält ein wichtiges Firmware-Update, das die Swissbit TSE vor dem Problem "Datenträger muss formatiert werden" schützt. Installieren Sie dieses Update zeitnah über das Swissbit TSE Maintenance Tool. Dieses Tool finden Sie im aktuellen SDK-Paket. Es eignet sich auch zur allgemeinen Diagnose Ihrer TSE.

Führen Sie nach dem Firmware-Update einen Selbsttest durch. Erst danach kann die TSE wieder regulär genutzt werden.

Zertifikat und Laufzeit der Swissbit TSE

Zertifikatslaufzeit von fünf Jahren

Das BSI-Zertifikat einer Swissbit TSE gilt circa fünf Jahre ab dem Zeitpunkt der Zertifizierung. Entscheidend ist dabei das Produktionsdatum, nicht der Tag der Installation in Ihrem Kassensystem. Neben dem Zertifikatsablauf bildet die Kapazitätsgrenze von 20 Millionen Signaturen eine zweite Lebensdauer-Begrenzung.

Einige Kassensoftware-Lösungen zeigen ab 90 Tage vor Ablauf eine Warnmeldung an. Achten Sie auf diese Hinweise und beschaffen Sie rechtzeitig eine Ersatz-TSE. Aus unserer Erfahrung im Kassenzubehör-Bereich empfehlen wir, den Wechsel frühzeitig zu planen, damit der laufende Betrieb nicht unterbrochen wird.

Was passiert nach Ablauf des Zertifikats?

Nach Ablauf des Zertifikats funktioniert die Swissbit TSE nicht mehr. Die Kasse kann ohne gültige TSE keine rechtskonformen Belege mehr ausstellen. Eine Verlängerung oder Erneuerung des Zertifikats per Software-Update ist nicht möglich. Sie benötigen zwingend eine neue TSE.

Die Daten auf der abgelaufenen TSE unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Bewahren Sie die alte TSE daher sicher auf. Als Alternative zur erneuten Anschaffung einer Hardware-TSE bietet sich die Cloud TSE an. Bei dieser Lösung entfällt das Problem des Zertifikatsablaufs, da der Service per Abonnement läuft und automatisch auf dem neuesten Stand bleibt.

Kassensystem beim Finanzamt melden

Mitteilungspflicht seit Januar 2025

Seit dem 1. Januar 2025 besteht eine gesetzliche Mitteilungspflicht nach §146a Absatz 4 AO. Alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen und zertifizierter TSE müssen ihr System beim Finanzamt melden. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, galt eine Frist bis zum 31. Juli 2025. Danach angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme zu melden.

Auch die Außerdienststellung eines Kassensystems oder der Wechsel einer TSE muss dem Finanzamt mitgeteilt werden. Alle Systeme einer Betriebsstätte werden in einer Sammelmeldung zusammengefasst.

Welche Angaben das Finanzamt benötigt

Das Finanzamt benötigt unter anderem Art und Seriennummer der TSE, die Zertifizierungs-ID im Format BSI-K-TR-nnnn-yyyy, Art des Kassensystems, Anschaffungs- und Inbetriebnahmedatum sowie Angaben zur Betriebsstätte. Die Meldung erfolgt über das ELSTER-Portal unter "Mein ELSTER" im Bereich "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme". Alternativ können Sie eine XML-Datei hochladen oder die Daten über die ERiC-Schnittstelle aus Ihrer Software übertragen.

Bei Versäumnis drohen Bußgelder zwischen 2.500 und 25.000 Euro. Die Meldung sollte daher zeitnah nach Installation der Swissbit TSE erfolgen.

Fazit

Die Installation einer Swissbit TSE ist mit der richtigen Vorbereitung in kurzer Zeit erledigt. Prüfen Sie vorab die Kompatibilität, halten Sie die benötigte Software bereit und dokumentieren Sie Ihre PINs sorgfältig.

Nach der Einrichtung funktioniert die TSE im Hintergrund und erfordert kaum Wartung. Behalten Sie lediglich die Zertifikatslaufzeit im Blick und melden Sie Ihr Kassensystem fristgerecht beim Finanzamt.

Häufige Fragen zur Swissbit TSE